KECAKAPAN KOMUNIKASI INTER-PERSONAL

Didi Kurniadinata
Consultant and Trainer
PT. Cipta Bina Sesama
e-mail: didi_kurniadinata@yahoo.com

1. Kecakapan Mengelola Konflik
Kecakapan mengelola konflik adalah kecakapan yang sangat penting dari seorang pimpinan atau manajer. Menurut penelitian dari The American Management Association, 20 persen waktu seorang manajer ternyata digunakan untuk mengelola konflik.
Konflik adalah perbedaan yang timbul yang menghasilkan ketidakcocokan dan pertentangan. Karena itu ada yang berpandangan bahwa (1) konflik harus dihindari karena akan memakan ongkos yang mahal. Sementara yang lain berpandangan bahwa (2) konflik adalah sesuatu yang alami dan wajar terjadi dalam suatu organisasi. Dan golongan lain lagi berpandangan bahwa (3) konflik adalah kekuatan positif yang diperlukan bahwa sangat penting bagi organisasi agar dapat berkinerja dengan efektif.
Cara mengembangkan Kecakapan Mengelola Konflik
a. Pilihlah konflik yang dapat dikelola. Tidak semua konflik memerlukan anda untuk mengelolanya. Sebagian konflik hanya membuang waktu atau tidak mungkin dikelola.
b. Evaluasi Orang Yang terlibat konflik. Agar efektif dalam menangani konflik anda harus tahu benar sifat setiap orang yang terlibat konflik tersebut.
c. Kenalilah Sumber Konflik. Konflik tidak terjadi diudara kosong. Mesti ada sebab yang membuatnya terjadi. Menurut penelitian ada tiga penyebab konflik yaitu (1) perbedaan komunikasi, (2) perbedaan struktur dan (3) perbedaan pribadi.
d. Kenalilah pilihan yang anda miliki. Pilihan mana yang dapat anda pilih, yaitu Penghindaran, Akomodasi, Pemaksaan, Kompromi atau kolaborasi.

2. Kecakapan Memberi Umpan Balik
Umpan balik terdiri dari umpan balik positif dan umpan balik negatif. Umumnya seseorang memberikan umpan balik positif secara langsung atau tidak menunggu lama. Tetapi kita cenderung agak sungkan untuk menyampaikan umpan balik negatif, karena khawatir akan memberikan akibat yang tidak mengenakan. Sebagai akibatnya umpan balik negatif sering dihindari, ditunda atau disamarkan. Padahal baik itu umpan balik positif maupun negatif sama pentingnya bagi kemajuan seseorang.
Cara Mengembangkan Kecakapan Memberikan Umpan Balik
Ada 6 cara yang disarankan agar kita dapat memberikan umpan balik secara efektif, yaitu:
a. Pusatkan kepada Perilaku Tertentu. Umpan Balik harus spesifik ketimbang sangat umum yang membuat efektifitas umpan balik menjadi jauh berkurang.
b. Jagalah agar umpan balik tetap tidak menyentuh unsur Pribadi. Umpan Balik, khususnya yang negatif, tidak boleh bersifat pribadi serta memberi label. Misalnya daripada anda mengatakan bahwa ‘anda plin-plan’ anda lebih baik mengatakan, ‘anda telah mengubah keputusan tentang hal yang sama tiga kali dalam waktu satu jam’.
c. Jagalah agar umpan balik tetap berorientasi Tujuan. Apapun isi umpan balik yang disampaikan tetaplah bertujuan untuk kebaikan bersama, dan jangan demi kepentingan diri sendiri.
d. Waktu yang tepat. Pemberian umpan balik yang tepat umumnya adalah tidak lama sesudah seseorang melakukan sesuatu. Tidak lama bukan berarti langsung dalam hitungan detik sesudah seseorang melakukan kesalahan, misalnya, tetapi tepat atau ditunda beberapa saat.
e. Yakinkan Pemahaman. Singkat, Padat, Tepat. Anda bisa meminta orang yang diajak bicara untuk meyampaikan pemahamannya terhadap umpan balik yang diberikan.
f. Arahkan Umpan Balik Negatif menuju Perilaku yang bisa Dikendalikan oleh si Pelaku. Jika seseorang melakukan kesalahan, sebaiknya tidak dikritik tentang kesalahannya tersebut, tetapi diarahkan pada faktor yang dapat dia kendalikan sehingga kesalahan yang sebelumnya dia buat tidak terulang lagi.